La gestion des archives, un choix ou une obligation ?

Le capital informationnel est actuellement un levier de développement et de croissance pour toute organisation. L’information constitue un véritable pilier parmi d’autres sur lesquels s’appuient les entreprises pour assurer un meilleur fonctionnement de leurs activités. Elle est devenue une ressource fondamentale et indispensable au même titre que les ressources humaines, matérielles et financières. Composantes essentielles de l’information produite ou reçue au sein de l’entreprise, les archives permettent de prouver, d’attester, de comprendre et de réduire l’incertitude au moment de la prise de décision.

Dotés d’une valeur administrative, probatoire et de témoignage incontestable, les documents d’archives constituent de plus en plus un élément et une source importante pour la prise de décision. Conscients de cette importance, d’une part, et confrontés aux problèmes de la prolifération des documents produits ou reçus dans le cadre de leurs activités, à la diversité de leur nature et typologie et à leur duplication excessive, d’autre part, les décideurs au sein des organismes publics et privés des pays développés ont introduit depuis longtemps dans leurs procédures de gestion de l’information administrative les pratiques managériales archivistiques. Celles-ci, grâce à l’organisation des documents en un système, permettent des avantages considérables en matière de gain de temps, d’espace et d’argent.

Devant ces avantages, les organisations soucieuses de l’efficacité et de l’efficience de leurs activités, intègrent dans leurs structures informationnelles les systèmes d’archives. Ces derniers, conçus en fonction de la réalité de l’organisation et des besoins de ses usagers, contribuent largement à assurer une qualité quant à la collecte, le traitement, le repérage et la conservation de la mémoire des organisations.

De nos jours, dans le contexte de la société de l’information et avec l’émergence des nouvelles technologies de l’information et de la communication, les systèmes de gestion des archives se sont informatisés et ont atteint un développement sans précédent dans les pays développés.

Par ailleurs, l’absence ou la mauvaise gestion de l’information contenue dans les archives administratives génèrent des maux, qui à la longue nuisent à l’image de l’organisme dans son ensemble et lui coûtent cher en termes d’efficacité et de qualité de service.

Cependant, dans beaucoup de pays en voie de développement, les systèmes d’archivage et les pratiques managériales archivistiques ne préoccupaient guère les décideurs sous motif d’absence de ressources financières et matérielles, sauf qu’ils ignorent que l’efficacité voire la contribution significative d’un dispositif de management des documents d’archives dans l’amélioration des aspects stratégiques de toute organisation reposent principalement sur les compétences qui prennent en charge la responsabilité de définir les principaux contours d’une organisation rationnelle des archives.

Dans un contexte caractérisé par l’abondance, voir la surabondance de la production paperassière, la maîtrise de ce patrimoine informationnel constitue un véritable défi. Dans ce sens, la majorité des entreprises ont de plus en plus conscience de l’utilité stratégique des archives et de leur impact considérable sur l’efficience et la productivité. La stratégie envisagée par les entreprises prend en compte deux types de scénarios. Le premier consiste à assurer une gestion en interne du fonds d’archives tout en déployant des ressources propres à l’entreprise. Le deuxième scénario opte pour l’externalisation de cette gestion qui sera confiée à une société spécialisée en la matière.

En effet, tout au long de cet article nous allons essayer de répondre à certaines questions autour desquelles s’articule actuellement la gestion des archives. Dans un premier temps, nous traiterons la question suivante, quelles sont les opérations archivistiques qui composent le processus de management des documents d’archives ? Ensuite, nous allons discuter la solution externe qui consiste à externaliser la gestion des archives en confiant cette tâche à des entreprises spécialisées en archivage « Externaliser sera-t-il source d’efficacité et d’efficience ? ».

Quelles sont les opérations archivistiques qui composent le processus de management des documents d’archives ?

 

Tout document d’archive est porteur d’une information susceptible de contribuer à la réalisation d’une tâche ordinaire et de rendre efficace et facile la prise de décision pour les dirigeants. Une archive peut servir comme preuve juridique et administrative de l’originalité et la véracité d’une opération administrative, une décision prise ou encore une dépense, nous citons sous titre d’exemple les factures qui doivent être conservées 10 ans après leur création dans les bureaux de leurs producteurs. Par contre, l’absence d’une politique de gestion et l’inexistence de procédures rationnelles de collecte, de traitement et de diffusion de cette information entravent sans doute l’utilisation efficiente des archives nécessaires pour la prise de décisions dans l’institution. Par conséquent, ceci entraîne de fréquents gaspillages en temps, en argent, en effort et plus particulièrement un grand désordre dû au phénomène de l’explosion de l’information.

Par ailleurs, un document d’archives acquiert avec sa création trois principales valeurs. La première provient du fait fait qu’une archive contient l’information indispensable pour la poursuite des activités de l’organisation, l’efficacité des procédures administratives et surtout la disponibilité de l’information nécessaire à la bonne marche des services. Un document d’archive se dote également d’une valeur financière dans la mesure où il constitue une source primaire pour les études et recherches rétrospectives ; les archives sont donc une source d’économie de temps, d’effort et de ressources. Ainsi, une valeur probatoire (juridique) est fortement présente dans la mesure où une archive peut faire l’objet d’une preuve justifiant des transactions financières par le biais des factures, des décisions prises dans le cadre d’un projet donné ou encore comme preuve en cas des inspections.

Nous tenons à signaler que le management des archives est un processus où s’agrègent de multiples opérations archivistique dont la réalisation nécessite le déploiement des mécanismes nécessaires. Cette gestion des archives repose sur la théorie des trois âges qui constitue une norme archivistique définissant 3 types d’archives qui font référence à une utilité particulière et à un mode de gestion spécifique.

Dans toute politique archivistique, un responsable des archives est sensé commencer par inventorier le fonds d’archives afin de pouvoir le dégrossir et par conséquent déterminer les principales catégories qui font l’objet de lots où nous pouvons affecter les documents comme mesure d’organisation. Dans cette étape de l’inventaire, nous procédons à un tri qui permet de déterminer parmi les documents créés ceux qui revêtent le plus de valeur et doivent être conservés de ceux qui sont voués à l’élimination dans la mesure où ils n’ont aucune valeur administrative, financière ou encore probatoire qui peut servir à la réalisation des tâches administratives. Cela permet, par la même occasion, de fournir à ces archives conservées des conditions convenables pour leur préservation et d’assurer leur fiabilité, leur authenticité, leur intégrité et leur exploitabilité. Éliminer pour mieux conserver.

Après avoir recensé le fonds, l’archiviste se base sur la théorie des trois âges qui constitue une norme archivistique définissant 3 types d’archives qui font chacune référence à une utilité particulière et à un mode de gestion spécifique. Nous distinguons entre le stade courant (c’est la période durant laquelle se fait la création, la constitution et l’utilisation des documents dans la gestion quotidienne des affaires administratives), le stade intermédiaire ( à partir du moment où les archives ne sont plus utilisées de manière quotidienne, et du moment où le recours à ces documents devint de plus en plus occasionnel ) et le stade définitif ( à la fin du second âge et après leur évaluation, une partie des archives est versée au dépôt des archives historiques où elles seront conservées sans limitation de durée pour leur intérêt administratif, historique ou de recherche ).

De façon générale, il sera primordial dans un premier temps de définir un cadre de classement qui est une sorte de répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous séries. Après avoir réalisé un cadre général incluant l’ensemble des documents d’archives dansdes catégories, nous devons mettre en place un plan de classement qui est une opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds. Il s’agit d’un instrument de recherche contenant la cote de chaque document, et cela facilite énormément le repérage des documents et l’accès rapide à l’information recherchée.

Le Calendrier de conservation est un document réglementaire établi par l’administration centrale des archives du pays (les Archives nationales) décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d’une fonction administrative, et fixant pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer. Signalons que chaque opération archivistique et précisément la conservation doit impérativement fonctionner sur la base des règles et des lois présentés par la Loi sur les archives dans chaque pays. Toute dérivation ou fausse interprétation de cette loi engage la responsabilité de l’archiviste. Le tableau ci-dessous illustre quelques exemples de documents et leurs durées de conservation selon le Portail International des archives francophone : factures et contrats (10 ans), documents personnels (70 ans après le décès de la personne et parfois plus en fonction de sa position sociale dans certains pays), les documents médicaux (ne sont jamais communiqués en aucun cas et sous aucun motif).

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Nous pouvons déduire qu’une gestion efficace des documents permet d’éviter des pertes de temps, d’effort humain, d’optimiser l’utilisation des équipements, de l’espace, et ainsi de réaliser d’importantes économies dans les budgets alloués au fonctionnement d’un organisme.

Externaliser sera-t-il source d’efficacité et d’efficience ?

La croissance exponentielle de la masse des archives a amené les entreprises à déployer différents moyens pour assurer une gestion optimale de leur capital informationnel afin d’en tirer profit dans la prise de décision et d’augmenter la productivité. Les archives représentent la mémoire organisationnelle et le capital immatériel de toute organisation et sont actuellement l’un des piliers de développement des structures économiques. Cependant, la mise en place d’un système de gestion des archives exige la présence de moyens humains (des cadres professionnels en Archivistique), des moyens matériels à savoir les locaux qui respectent les normes, les meubles de conservation, boites de conservation, etc. Ainsi qu’un montage budgétaire de l’activité archivistique.

La gestion des archives pratiquée en interne implique une procédure rigoureuse tant dans la conception du plan d’archivage, de l’inventaire, du classement, du rangement, des mises à jour, de la sélection et de l’évaluation des documents, que de la consultation des différentes pièces. Il est indispensable de mentionner qu’actuellement les entreprises sont confrontées à un problème d’infobésité ou de surinformation dû à l’absence d’une politique destinée au management des archives et cela ne permet pas à l’entreprise d’avoir accès à l’information utile au moment opportun et de tirer profit des valeurs informationnelles contenues dans chaque document. Nous citons sous titre d’exemple, le cas de la France où un cadre classique produit annuellement un mètre linéaire de documents ce qui représente 6000 pages de format A4, et réalise environ 25 photocopies quotidiennement. Notons par la même occasion qu’un document coûte 20 euros à classer, 120 euros à retrouver s’il est mal classé tandis que 35% des dossiers ne sont jamais retrouvés. C’est du moins ce qu’affirmait Vincent Hochard, directeur commercial Information chez IBM.

Et par conséquent, le coût élevé de la mise en place d’une telle politique mènent les entreprises à donner plus de considération à une solution d’ « externalisation ». Le recours à une telle solution est beaucoup privilégié dans le secteur privé, soucieux de répondre à certaines contraintes, d’une part l’augmentation structurelle des volumes de papier dont les espaces de stockage limités représentent des sources de coûts non négligeables (entretien, achat, location, construction). En addition, l’absence d’expertise archivistique en interne dont les compétences ne font pas partie du cœur de métier de l’entreprise. D’autre part, la maîtrise des risques au regard de la perte inconsidérée des documents vitaux de l’entreprise qui peut occasionner un préjudice grave dans la gestion des contentieux, la conduite des affaires et la bonne gouvernance. Cette pratique semble efficace dans la mesure où l’entreprise se focalise sur ses fonctions fondamentales et externalise la gestion des activités de support à d’autres entreprises spécialisées en la matière.

Cependant, l’expérience française est mature en la matière. Un décret, publié en septembre 2009, a fait évoluer la réglementation sur la gestion des archives papiers et électroniques en France. Ce décret exige que les prestataires répondent à des normes définies dans un arrêté ministériel (NF Z 40 350, NF Z 42 013) Les prestataires certifiés NF Service Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur support papier sont les seuls agréés par l’Etat. Parallèlement à la réglementation en vigueur, les entreprises sont censés vérifier si le prestataire va assurer une conservation sécurisée, incluant une politique de confidentialité, destinée notamment à garantir la protection contre les accès non autorisés ainsi que l’intégrité et la pérennité des archives. Nous voyons utile de présenter une matrice SWOT qui nous permettra d’assurer une analyse stratégique d’une telle démarche qui est de plus en adoptée par les moyennes et grandes entreprises.

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Les nouveaux métiers de la gestion des archives :

Actuellement, nombreuses sont les entreprises qui n’arrivent plus à gérer manuellement la masse documentaire dont elles disposent et par conséquent elles ne sont pas en mesure de tirer profit d’un nombre considérable d’informations utiles susceptibles d’améliorer la performance organisationnelle et de supporter la prise de décision. De ce fait, la solution de numérisation des archives semble moins coûteuse et plus efficace en s’appuyant sur l’usage des NTIC. Une gestion électronique des documents (GED) est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités de l’entreprise. En définitive, la GED correspond à la gestion du document, de sa création ou numérisation jusqu’à son archivage ou destruction, mais elle s’intéresse aussi à la gestion de la circulation de l’information au sein de l’organisation, à la diffusion, à la communication, ainsi qu’à la technique et au matériel utilisés dans le cadre de cette gestion. En effet, l’ISO définit le document numérique comme « un ensemble formé par un support et une information, généralement enregistrée de façon permanente, et tel qu’il puisse être lu par l’homme ou la machine ».

Enjeux de la GED :

 Enjeux organisationnels et stratégiques : La mise en place d’une solution de GED rend possible une rationalisation des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de localiser plus rapidement l’information -Eviter la perte de documents – Réduire les coûts – Améliorer la fluidité de circulation et de traitements des documents. La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser le processus d’édition des documents.

 Enjeux techniques : D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED garantit :

  • La pérennité des documents et de leur support.
  • L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes plates-formes et pour des usages divers.
  • La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès.

Cycle de vie du document numérique :

La GED peut proposer deux options :

La numérisation des documents : (processus technique visant à transformer l’image papier ou tout type de support traditionnel en image numérique)

La dématérialisation des procédures :(processus visant à traiter un ensemble de documents et de données sous forme entièrement électronique).

Il est à noter que la dématérialisation est une des facettes de la GED. Elle désigne tout à la fois la transformation d’un flux de documents, ainsi que les traitements qui leur sont appliqués, en flux numériques. Autrement dit c’est le fait de transférer une information stockée sur un support papier (analogique) à une information stockée sur un support numérique. Pour ce faire il existe un ensemble de procédés :

× Convertisseur numérique pour les sons ;

× Scanneur pour les textes et les images ;

× Carte d’acquisition vidéo pour les images animées, les films.

En effet, dans son référentiel « La maîtrise du cycle de vie du document numérique », l’APROGED définit le cycle de vie du document numérique en 4 grandes étapes présentées ci-dessous :

  • La création

Cette étape contient elle-même quatre sous-étapes élémentaires :

× La création du document numérique : Le document numérique peut être le résultat d’un traitement informatisé, il s’agit de sa création directement sous une forme numérique (la saisie d’un texte à l’aide d’un ordinateur ou la génération d’une facture à l’aide d’un programme informatique). Mais il peut aussi être le résultat d’une numérisation des documents physiques, cette numérisation se fait en mode image ou en mode texte. De ce fait, il est indispensable d’avoir des recommandations pour la création et la mise en forme des documents pour pouvoir en assurer l’exploitation ultérieure.

× L’enregistrement : Cette sous-étape consiste en l’identification du document numérique. Il s’agit de l’ensemble des opérations permettant de noter les caractéristiques du document (Nom, Objet, Auteur, Date…) pour pouvoir le classer et ultérieurement le repérer facilement.

× Le classement : Il consiste à ranger les documents numériques et les ordonner dans des espaces informatiques sécurisés (serveur, …) accessibles aux utilisateurs ayant droit d’y accéder. Le rangement des documents doit être compatible avec le plan de classement établi pour les documents papiers.

× L’indexation : Elle consiste à extraire les termes et les concepts (métadonnées) les plus représentatifs des documents dans le but d’en faciliter le repérage et l’accès.

  • La gestion :

La gestion des documents numériques regroupe toutes les opérations qui s’effectuent sur le document après sa création. Elle comprend :

× La sécurité : Il s’agit de l’attribution des droits d’accès qui consiste à rendre le document accessible aux utilisateurs autorisés. Cela peut s’effectuer à travers par des opérations de cryptage et de déchiffrement et de restriction d’actions sur le document ou d’occultation de champs)

× L’administration : Elle vise à assurer un suivi des opérations de gestion qui peuvent engendrer des modifications des métadonnées.

  • La diffusion :

On distingue deux techniques de livraison du document :

× Le mode push : C’est le transfert systémique et automatique des documents vers l’utilisateur, notamment à l’aide de la messagerie électronique. Les destinataires de ce transfert sont définis préalablement. De ce fait, il est nécessaire de bien gérer les listes de diffusion (changement d’adresses électroniques,…) pour que les bonnes personnes puissent avoir les bons documents aux bons moments.

× Le mode pull : Il s’agit de la mise à disposition des documents que l’utilisateur va chercher dans les bases de stockage. L’utilisateur est donc obligé de se connecter au système de GED. De ce fait, si l’utilisateur est autorisé à accéder au document, il peut le visualiser après une recherche et une sélection.

  • La conservation :

Cette phase a pour objectif de maintenir dans le temps l’intégrité des documents numériques et leurs composants (métadonnées). La conservation est fortement liée à la notion de la durée (durée de conservation). Il est donc indispensable de conserver la lisibilité des documents numériques et leurs composants, afin qu’ils soient compréhensibles, authentiques et servent à des besoins de preuves.

En guise de conclusion, nous tenons à affirmer qu’une archive n’est plus le document boiteux qui est voué à être stocké dans des dépôts d’archives généralement perçus comme un lieu peu valorisant pour le personnel qui y travaille. L’archive est devenue une donnée stratégique qui participe à la prise de décision stratégique et à l’amélioration de la productivité. Raison pour laquelle nombreuses sont les entreprises qui se sont engagées dans la mise en place de systèmes physiques et numériques dédiés à remplir au mieux cette fonction génératrice de productivité et de rendement. Nous pouvons également signaler que l’option de numérisation des archives est de plus en plus adoptée comme une stratégie efficace qui répond aux enjeux et difficultés en matière de la gestion des documents administratifs. Cependant, cette alternative nécessite la présence des compétences professionnelles capables de la rendre opérationnelle et efficace notamment dans le cadre des administrations publiques ayant des particularités réglementaires et dont l’authenticité et l’originalité des documents sont primordials dans l’accomplissement de la majorité des procédures administratives.

 Par Oussama El Bougaoui, étudiant promotion 2015-2016 du M2 IESC

Références :

  • Définition de l’Association des Professionnels de la GED (APROGED : http://www.aprogeed.org/)
  • Cynthia, COUTURE. Gestion des documents pour les administrations?, p.18 [En ligne]. Disponible sur internet (page consultée le 19/11/2015 )
  • BRAVO, Federico. Enjeux et perspective de l’édition électronique. Bordeaux, 2014. P37[En ligne]. Disponible sur internet <http://books.google.co.ma/books?id=sJIYR4n9r_EC&pg=PA37&lpg=PA37&dq#v=onepage&q&f=false > (page consultée le20/11/2015)
  • Le portail international des archives francophones ( piaf ) .
  • Vocabulaire des archives. Paris: AFNOR, 1986.
  • Dictionnaire de terminologie archivistique. Paris : CIA, 1984.
  • Direction des Archives de France. Pratique archivistique française. Paris :Archives nationales, 1993.

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