La gestion de la connaissance, un enjeu pour les entreprises

De nos jours, l’information est au cœur de l’économie actuelle. Toute organisation est appelée à investir davantage dans le management de son capital informationnel. L’information a vécu de véritables bouleversements portant sur les sources, les acteurs et l’aspect stratégique dû à son utilité extrême dans la prise de décision.

Aujourd’hui, la révolution des technologies de l’information et de la communication et la nouvelle situation mondiale dont la mondialisation a pris une place majeure dans les rapports entre les pays. Ce nouveau système a suscité une prise de conscience de la part des organisations à tenir compte des dispositifs appropriés à la bonne gouvernance de l’information dans une perspective d’utilité stratégique.

En effet, les structures organisationnelles ne peuvent plus échapper à une considération fondée non seulement sur des ressources matérielles mais également sur le capital immatériel, qui reflète les ressources info-documentaires déployées, avec pour objectif de mener à bien l’ensemble des fonctions métiers.

De nos jours, la gouvernance informationnelle n’est plus une alternative facultative qui s’inscrit dans les fonctions intermédiaire à une entreprise, mais au contraire elle est devenue le nœud stratégique qui fournit des éléments décisifs à l’acquisition de l’avantage concurrentiel. L’information stratégique contribue largement à supporter la prise de décision en disposant de l’information recherchée au moment opportun.

En addition, nous signalons que le choix de travailler en réseau au sein d’une entreprise pourrait faciliter le partage de l’information et la collaboration entre les collaborateurs. Le choix de fonctionner en réseau donnera naissance à une synergique organisationnelle qui à son tour améliora la productivité et la prise de décision.

Dans la perspective d’assurer une gestion rationnelle du capital informationnel et remédier efficacement aux soucis liés à la formalisation du savoir et du savoir-faire , à la capitalisation des connaissances, à la préservation de la mémoire et l’historique de l’organisation , faire appel aux outils du Knowledge Management semble d’une importance majeure, dans la mesure où la mise en place de ces derniers assurera une meilleure maitrise du fonds informationnel, sous toutes natures ou supports.

Dans ce contexte, nombreuses sont les organisations qui se sont rapidement impliquées dans un objectif stratégique, tout en mettant en place les outils et les mécanismes nécessaires et le montage budgétaire des dispositifs du management de l’information, en vue de remplir correctement leurs fonctions et de se doter d’un haut niveau de professionnalisme et d’une efficience dans la réalisation des objectifs.

Par ailleurs, une démarche Km semble efficace pour assurer une gestion optimale et exhaustive du capital informationnel dont dispose toute organisation .Il est primordial de signaler que la mise en place d’une telle solution exige non seulement la disponibilité des moyens matériels et financiers mais surtout la prise de conscience collective des collaborateurs de la valeur que va apporter une telle démarche sur le résultat final de leur performance. Dans ce sens, il est conseillé que la haute direction de l’entreprise s’engage sérieusement dans cette démarche sous la personne du directeur général, qui est sensé donner l’exemple à ses employés (collaborateurs) en ayant l’esprit de partage et de collaboration .Par ailleurs, il faut un montage budgétaire en adéquation avec les exigences financières nécessaires à la mise en application d’une telle démarche.

Il est à noter que pour réussir l’implantation d’une telle démarche ainsi que s’assurer de sa pérennité en optant pour une planification à long terme qui fait de cette solution un pilier essentiel de la production et la performance organisationnelle de l’entreprise , il est fortement conseillé de commencer par une conduite de changement assurée par le chef du projet KM afin d’instaurer un climat positif favorisant le partage et le travail collaboratif entre les acteurs voire de sensibiliser ces derniers en l’importance majeure de l’application d’une telle démarche sur la performance organisationnelle. Comme pour tout projet, il faut prévoir un plan de continuité incluant des plans d’actions alternatifs et des dispositions relatives à l’encouragement des collaborateurs ( rémunération , système de reconnaissance ..) .

Définition du Knowledge Management :

Nous rappelons que la gestion de l’information n’est actuellement plus perçue comme un phénomène de mode, mais plutôt une ressource stratégique qu’il faut bien maitriser sur laquelle s’appuient les entreprises afin de réaliser un avantage concurrentiel. Raison pour laquelle nombreux sont les auteurs qui ont tenté de définir l’importance majeure d’un dispositif de KM en la matière.

Dans son ouvrage, Gille Balmisse défini le KM comme « étant l’utilisation systématique et organisée des savoirs contenus dans l’entreprise dans le but de l’aider à atteindre ses objectifs. Elle vise à améliorer la performance de l’entreprise et permet d’obtenir une vision d’ensemble des compétences et des savoirs de l’entreprise ».

Grundstein Michel, enseignant et chercheur à l’université Paris Dauphine, affirme que :

« Capitaliser les connaissances de l’entreprise c’est considérer les connaissances utilisées et produites par l’entreprise comme un ensemble de richesses constituant un capital, et en tirer des intérêts contribuant à augmenter la valeur de ce capital».

Comme on peut le constater dans ces deux définitions, le Knowledge Management est un processus qui vise la capitalisation des connaissances produites ou reçues par les collaborateurs dans le cadre de leurs activités à travers une plateforme d’échange et de partage de bonnes pratiques , dans la perspective de les réutiliser pour garantir la disponibilité de la bonne information au bon moment et servir au mieux la prise de décision.

La connaissance dans l’entreprise :

Certes, nombreuses sont les informations et les connaissances qui circulent au sein de l’entreprise en fonction des activités effectuées par ses collaborateurs, chose qui nécessite une gestion intégrée de toutes ces connaissances. En effet, il sera essentiel de s’arrêter sur la différence qui existe entre donnée, information et connaissance.

  • Une donnée : Elle est définit par Balmisse comme un élément brut en dehors de tout contexte. Donnons l’exemple de telles données : «47 rue des lices » qui ne veut absolument rien dire sauf une insertion logique dans un contexte bien déterminé voire sa mise en relation avec d’autres données susceptibles de lui apporter un sens, tout en donnant naissance à une information.
  • Une connaissance: c’est la conjugaison d’un ensemble de données et d’informations structurées en leur attribuant un contexte bien déterminé, comme par exemple : « Mon ami David habite au numéro 47 rue des lices qui se trouve près de la préfecture » ou encore quand la donnée «10 milliards » est avancée sur le résultat d’exploitation de l’entreprise X en 2004. Dans les deux cas, elle obtient le statut d’une connaissance qui pourrait être mieux utilisée dans la prise de décision stratégique.

Balmisse affirme que l’information et la connaissance sont deux notions indissociables voire ambigües vu la difficulté d’identifier clairement ce statut lors de la prise d’une décision. En effet, il précise que la connaissance vise la compréhension et l’assimilation des règles et schémas en donnant naissance à une information et par conséquent permet d’anticiper l’évolution de multiples situations. Il est à noter également que la connaissance aboutira à une action, ce qui ne veut pas dire qu’elle est indiscutable dans la mesure où elle est dépendante de la personne qui la porte, de ses convictions personnelles et professionnelles voire de ses valeurs. La connaissance peut être également perçue comme un mécanisme dynamique et interactif qui résulte de l’interaction entre individu et organisation via la capitalisation des connaissances.

La connaissance a diverses formes. Elle peut être :

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– Explicite : elle est formalisée et transférable sans trop de difficulté. Elle peut être représentée par une procédure, une norme, un dessin, un texte. Elle constitue la forme la plus accessible des connaissances.

– Tacite. Elle est alors plus personnelle, intuitive, fruit d’une expérience personnelle. Elle est d’autant plus difficile à formaliser que souvent l’expert n’a pas conscience de la posséder.

– Implicite. Il s’agit de connaissances que nous ne voulons pas formaliser car trop longues à expliquer ou considérées comme compréhensibles par l’interlocuteur.

Le cycle de transformation de la connaissance :

L’information est devenue une ressource stratégique qui définit le degré de performance organisationnelle, de productivité et de qualité des décisions prises en fonction de la capacité de l’entreprise à maitriser son capital informationnel, qui dépend non seulement de la mobilisation des moyens nécessaires à déployer mais surtout la volonté collective de l’ensemble des collaborateurs au sein d’une entreprise.

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Formalisation : Il s’agit de transcrire les connaissances tacites d’une personne pour obtenir des connaissances explicites susceptibles d’être schématisées et synthétisées pour pouvoir par la suite les mettre à la disposition des autres collaborateurs en contribuant à la consolidation de la mémoire organisationnelle et à la disponibilité de l’information recherchée .

Socialisation : Cette opération fait référence au mode du travail collaboratif que peut organiser l’entreprise dans le cadre d’échanges et de partages entre les collaborateurs à savoir les tutorats, les brainstormings et les travaux de groupes. Dans ce sens, l’enrichissement des connaissances tacites d’un individu avec les connaissances implicites collectives devient de plus en plus facile.

Généralisation – standardisation : Il est à noter que la mise en place d’un langage commun et d’outils standardisés comme moyen d’échange entre les collaborateurs facilitera d’une part la transmission des connaissances explicites ainsi que la capitalisation des anciennes expériences pour établir des normes collectives.

Intériorisation : c’est le fait de s’enraciner dans la mémoire des collaborateurs ou dans celle de l’organisation pour pouvoir transformer les savoirs explicites en connaissances tacites.

La modélisation des connaissances (la MKSM/MASK) :

Toute entreprise se retrouve continuellement avec une masse considérable d’informations susceptibles de servir au mieux la prise de décision si elles sont bien gérées par l’entreprise. Dans ce sens, la modélisation des connaissances semble avoir une place majeure dans les mécanismes de gestion relatifs à une entreprise.

La méthode MKSM (Methodology for Knowledge System Management) a été conçue en 1992 par Jean-Louis Ermine , laquelle a été ensuite enrichie pour devenir la MASK (Method for Analysis and Structuring Knowledge).Cette méthode est actuellement adoptée par plusieurs entreprises françaises et à travers le monde entier , à savoir (EDF, Thomson, La Poste, Cofinoga, Gaz de France… ).Elle consiste à assurer une large modélisation des connaissances en tenant compte de l’ensemble des sources d’où provient le capital informationnel de l’entreprise. Nous signalons que cette méthode a pour finalité d’établir un livre de connaissances qui fait l’objet d’une référence intellectuelle compte tenu de son exhaustivité informationnelle. L’accès à ce genre de documents d’une valeur vitale est limité pour les externes, par contre il peut être un guide efficace pour la bonne insertion des nouvelles recrues. Par ailleurs, le livre de connaissance repose sur 6 points de vue (modèles) :

Le modèle du domaine : assure la description d’un domaine en fonction des processus qui s’y déroulent. Il s’agit d’un échange de phénomènes entre un système source et un système cible. L’entreprise a pour objectif de maitriser ou réduire ces phénomènes. Par la suite, les phénomènes identifiés par les experts seront décrits dans des fiches descriptives.

Le modèle de l’activité : Jean-Yves Prax affirme qu’il s’agit d’une « analyse fonctionnelle descendante où chaque activité est décomposée en tâches, guidées par les données, reliées par des flux ».En effet , ce modèle a pour vocation de recenser , schématiser , cartographier et caractériser l’ensemble des activités qui s’effectuent dans le domaine en question chose qui permet d’avoir une idée globale mais également détaillée sur chaque activité tout en mettant en lumière les acteurs et les ressources pour mener à bien une activité donnée.

Le modèle des tâches : fait appel à des schémas hiérarchisés pour assurer une couverture exhaustive des tâches, des actions voire des valeurs d’un expert dans le cadre de son travail.

Le modèle de concepts : Il s’agit de regrouper et collecter l’ensemble des informations et données relatifs à un concept bien déterminé.

Le modèle d’évolution : Ce modèle consiste à analyser judicieusement le système de connaissance, en utilisant son histoire pour pouvoir anticiper son évolution dans le futur. Ainsi, il est à noter que ce modèle comprend le modèle historique qui met l’accent sur le processus d’élaboration d’une connaissance et les différents scénarios relatifs à son évolution. Il existe également le modèle des lignées qui repose sur une généalogie de concepts et d’objets qui servira de base à un moyen de transmission et de partage à travers les générations.

La mise en œuvre d’une méthode MKSM/MASK :

La mise en application d’une telle méthode s’articule autour de deux phases fondamentales :

  • La phase de cadrage : Dans laquelle l’entreprise détermine les grandes lignes du projet et ses évolutions possibles .Cette étude générale du projet permettra de proposer les modèles à mettre en exergue et qui sont en adéquation avec les particularités du projet. Par la suite, il devient possible la désignation des experts qui doivent intervenir dans les processus à effectuer dans le cadre du projet.
  • La phase de modélisation : Après avoir cadré le projet que va entamer l’entreprise et avant de mettre en application les modèles sélectionnés, cette phase consiste à trouver le personnel adéquat pour la bonne marche du projet, ainsi qu’à recueillir la documentation nécessaire via les bases de données et le système des connaissances.

Présentation des outils de KM :

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Par Oussama El Bougaoui, étudiant du Master 2 IESC promotion 2015-2016

Référence :WEBOGRAPHIE/BIBLOGRAPHIE

GRUNDSTEIN, M. De la capitalisation des connaissances au renforcement des compétences dans l’entreprise étendue[enligne].http://basepub.dauphine.fr/bitstream/handle/123456789/4143/GCCGINantes0212v2.pdf?sequence=1 (consulté le 12/10/2015).

NONAKA, I. L’entreprise créatrice du savoir. In: Harvard Business Review. Le Knowledge Management. Paris :Ed. D’Organisation, 1993.

GRUNDSTEIN, Une méthode d’aide à l’identification des connaissances cruciales pour l’entreprise Dans Systèmes d’information & management 2009/3 (Volume 14).

Crédit figure : Florence Stenuit Hautdidier. Creer et animer des communautes de pratique : préconisations pour une entreprise de formation et de conseil.

https://kommunicationetcie.wordpress.com/2012/03/16/les-methodes-de-capitalisation-du-knowledge-management/ consulté le 11/10/2015.

Cahier de recherche, 2006-01, de l’information à la connaissance, Philippe paquet. (consulté en ligne le 12/10/2015).

Open source guide[enligne]sur :http://www.opensourceguide.com/Solutions/Applications/Cms/

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